Nahrazení úředně ověřeného podpisu elektronickým podpisem: jaké podmínky je třeba splnit a kdy to nelze?

1. Obecné podmínky pro nahrazení úředně ověřeného podpisu

Právní rámec

• Dle § 6 odst. 2 zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, platí, že požadavek na úřední ověření podpisu lze splnit i uznávaným elektronickým podpisem, pokud je možné z údajů základního registru obyvatel nebo portálu veřejné správy ověřit, že kvalifikovaný certifikát patří podepisující osobě.

Nejčastější úskalí

1. Chybějící evidence v registru obyvatel

   • Podepisující může mít platný kvalifikovaný certifikát, ale pokud není tento certifikát přiřazen k jeho osobě v základním registru obyvatel (popř. není ověřitelný přes portál veřejné správy), nelze takový podpis považovat za ekvivalent úředně ověřeného.

2. Chybějící časové razítko

   • U dokumentů, které vyžadují jednoznačnou identifikaci data podpisu, je nezbytné dokument doplnit o časové razítko. Bez něj není s určitostí prokazatelný přesný čas podpisu.

2. Konkrétní příklad z notářské praxe

Klient podepsal dokument „Souhlas s umístěním sídla“ zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu. Na první pohled se mohlo zdát, že tím splnil zákonné požadavky pro zápis do obchodního rejstříku. Při bližší kontrole však vyšlo najevo:

• Kvalifikovaný certifikát není evidován u klienta v základním registru obyvatel.

• Dokument neobsahuje časové razítko, takže nelze spolehlivě určit přesné datum podpisu.

Z těchto důvodů nelze považovat tento elektronický podpis za rovnocenný úředně ověřenému podpisu. Dokument proto není dostatečným podkladem pro zápis sídla do obchodního rejstříku.

3. Jak situaci napravit?

1. Zaevidování kvalifikovaného certifikátu do registru obyvatel

   • Klient může zaevidovat svůj kvalifikovaný certifikát prostřednictvím portálu veřejné správy (návod najdete zde).

   • Po zaevidování bude možné u orgánů veřejné moci ověřit, že certifikát patří opravdu této osobě.

2. Doplnění časového razítka

   • Dokument podepsaný uznávaným elektronickým podpisem je vhodné opatřit časovým razítkem, aby bylo jednoznačně prokazatelné, kdy byl podepsán.

Pokud jsou oba uvedené předpoklady splněny (elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu evidovaném v registru obyvatel a doplněný o časové razítko), může tento elektronický podpis ve většině případů nahradit úředně ověřený podpis.

4. Výjimka: kdy elektronický podpis úřední ověření nenahradí

Ačkoliv zákon obecně nahrazení úředně ověřeného podpisu elektronickým podpisem umožňuje, existují výjimky, kdy tato náhrada není možná. Přímo v zákoně o právu na digitální služby jsou vymezeny případy, na něž se toto ustanovení nevztahuje.

Plná moc k právnímu jednání podle § 441 odst. 2 poslední věty občanského zákoníku

Dle § 6 odst. 1 písm. b) a § 6 odst. 2 zákona č. 12/2020 Sb. se možnost nahrazení úředně ověřeného podpisu elektronickým podpisem nevztahuje na plné moci, které vyžadují úřední ověření dle § 441 odst. 2 poslední věty občanského zákoníku.

Jinými slovy, jestliže k platnému udělení plné moci zákon striktně požaduje úředně ověřený podpis (např. pan Jaroslav zmocní pana Karla zastoupením při přijetí rozhodnutí jediného společníka s.r.o. o zvýšení základního kapitálu), nelze tento požadavek obcházet pouhým použitím elektronického podpisu – ani v případě, že by se jednalo o uznávaný elektronický podpis řádně evidovaný v registru obyvatel a doplněný o časové razítko.

5. Závěr a doporučení

• Splnění podmínek: Pro nahrazení úředně ověřeného podpisu elektronickým podpisem je vždy nutné mít:

  1. Elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu.

  2. Tento certifikát zaevidovaný v základním registru obyvatel (případně ověřitelný přes portál veřejné správy).

  3. Dokument opatřený časovým razítkem (pokud situace vyžaduje přesné určení data podpisu).

• Výjimky: U plných mocí, které musí být dle zákona podepsány s úředně ověřeným podpisem, elektronický podpis nemůže tento požadavek nahradit, typicky plná moc k přijetí rozhodnutí společníka ve formě notářského zápisu.

Máte-li k této problematice dotazy nebo si nejste jisti, zda váš elektronický podpis splňuje potřebné náležitosti či zda se na danou situaci vztahuje výjimka, neváhejte se obrátit na naši notářskou kancelář. Rádi vám poradíme a pomůžeme zajistit správný postup.